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¿Conocen las empresas los tiempos “legales” de conservación de la información?

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jueves, 08 de agosto de 2013
¿Conocen las empresas los tiempos “legales” de conservación de la información?

La destrucción de información antes de tiempo o conservarla más del necesario puede convertirse en un verdadero problema para las empresas.


En plena era del Big Data, numerosas PYMES a nivel europeo podrían estar exponiéndose a cuantiosas multas relacionadas con la protección de datos. El motivo, conservar demasiada información durante demasiado tiempo.


Este dato se pone de manifiesto en el estudio elaborado por la compañía de servicios de custodia y gestión de la información Iron Mountain.


Esta guía de conservación de documentos, que abarca las 15 principales jurisdicciones europeas, revela que más del 35% de las empresas en Europa admite que conservan toda la información sobre sus empleados y clientes, así como toda su información financiera “por si acaso la necesitan”.


Aunque la normativa europea de protección de datos es compleja y varía mucho entre estados miembros, el periodo medio de conservación de documentos ronda los 6 años. No obstante puede oscilar entre los 3 meses para las quejas de clientes hasta los más de 20 años para acuerdos confidenciales o patentes.


En relación a los sectores, los que peor posicionados están son aquellos que engloban a las empresas de fabricación y de ingeniería. Casi la mitad, un 45%, conserva todo. De ellas, un 10% no tiene una política de conservación de documentos.


Sorprende, además, que el sector financiero no se quede muy atrás dado el tipo de información que maneja: el 39% conserva todo y el 9% no tiene una política empresarial para la conservación de datos.


Para Ignacio Chico, director general de Iron Mountain España, en la era del Big Data “que implica bases de datos de clientes en las que reside el potencial de las empresas y un entorno cada vez más expuesto a los litigios, las empresas, sea cual sea su tamaño, tienen que tener unas políticas robustas de conservación de la información”.


Y es que las empresas se encuentran en una situación paradójica. Por un lado, se enfrentan a un creciente volumen de información, con un consecuente incremento en el coste de almacenamiento, pero por otro lado se ven obligadas a conservar su información para evitar sorpresas con las complejas y cambiantes leyes de retención.


Sin embargo, tan peligroso es conservar algo durante demasiado tiempo, como sería el caso de datos personales o currículo vitae, como lo es destruirlo demasiado pronto, cuestión aplicable a expedientes médicos y de seguridad o bien correos electrónicos que podrían necesitarse para procesos judiciales.


En suma, una empresa no puede permitirse una brecha de datos por lo que supone de sobrecoste. La solución pasa por el conocimiento de sus obligaciones para conservar información de forma segura y responsable respecto de sus empleados, accionistas, proveedores y clientes.

 

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