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jueves, 28 de enero de 2016
Un elemento fundamental en todas las empresas es la nómina. A menudo es objeto de errores, fraude y robos, debido a cambios en variables, como las complejas regulaciones impositivas, seguimiento del tiempo, asistencia, pagos basados en incentivos y cambios en los acuerdos salariales contractuales. Además, el alto volumen y la frecuencia de las operaciones hacen de la nómina un proceso complejo de evaluar.
Encuestas recientes muestran que más del 50% de las empresas han sufrido un fraude de algún tipo en el último año, y que 61% de los fraudes se detectaron mediante controles internos, pero sólo 12% de los encuestados, a pesar de haber sufrido un fraude, tomaron medidas preventivas. ¿Cuáles son esas medidas? mejorar los controles internos.
Los esquemas de fraude corporativo interno están divididos en tres grandes ramas: apropiación de activos, declaraciones fraudulentas y corrupción. Entre los primeros, una familia de fraude frecuente son los esquemas de nómina de sueldo, o “payroll”.
En los esquemas de payroll, el perpetrador falsifica o altera información en la nómina de pagos, provocando que la empresa, inadvertidamente, pague sueldos ficticios o duplicados, que finalmente van a parar a manos del defraudador, un cómplice o un “palo blanco”.
Típicas modalidades de fraude por payroll son el pago a “empleados fantasma”, la falsificación de carga horaria, y los esquemas de pago de “comisiones”. “Empleado fantasma” se refiere a “empleados” que figuran en la nómina de payroll, aunque en los hechos no hay tal empleado trabajando para la compañía; la empresa, sin embargo, le paga al “fantasma”, que en algunos casos, se trata de personas completamente ficticias y en otros, de personas reales cuya identidad está siendo utilizada por el defraudador.
Para operar exitosamente un esquema de “empleado fantasma”, deben ocurrir 4 cosas:
1. Incorporar al “fantasma” en la nómina de pagos.
2. Mantener actualizados los registros sobre horarios y salarios del fantasma.
3. Que la empresa gire un cheque o deposite el respectivo pago.
4. Que el pago sea direccionado hacia el perpetrador o un colaborador.
Se trata de un fraude interno relativamente simple de llevar a cabo con éxito por aquéllas personas cuyos cargos, poderes o funciones les permiten incorporar nuevos trabajadores en la nómina de pago, o remover a aquéllos cuyo vínculo laboral ha terminado.
Mitigar el riesgo de ser víctima de un fraude requiere de un sistema de actividades y controles que, en su conjunto, reduzcan la probabilidad de ocurrencia de fraude y conductas impropias, pero que, al mismo tiempo, maximicen la posibilidad de detectarlas, antes de que signifiquen un quebranto económico significativo.
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